Intranet fakulty/ústavu v SharePointu

S využitím SharePointu je možné snadno realizovat intranet fakulty či ústavu. Intranet umožňuje zveřejňovat informační stránky a aktuální příspěvky ve struktuře dle čtenářů (pracovníci, studenti) i přispěvatelů (oblasti života fakulty či ústavu např. dle proděkanů). Do vlastností stránek/příspěvků je možné doplnit např. obsahový kanál, datum zahájení a dokončení související události. Pomocí aplikace Power Automate je možné anotaci stránky/příspěvku zveřejnit v příslušném kanálu Teams a doplnit do kalendáře událostí SharePoint.

Koncepce intranetu

Na tvorbě intranetu fakulty či ústavu (nadále jen fakulty) se podílejí:

• správce intranetu fakulty
• děkan fakulty či ředitel ústavu (nadále jen děkan)
• proděkan pro pedagogiku či koordinátor pro pedagogiku (nadále jen proděkan pro pedagogiku)
• proděkan pro vědu či koordinátor pro vědu (nadále jen proděkan pro vědu)
• proděkan pro zahraniční vztahy či vedoucí oddělení zahraničních vztahů (dále jen proděkan pro zahraniční vztahy)
• tajemník fakulty či ústavu (dále jen tajemník)
• vedoucí kateder či ústavů (dále jen vedoucí kateder)
• systémový integrátor fakulty či vedoucí IT oddělení (dále jen vedoucí IT oddělení)

Čtenáři intranetu jsou:

• pracovníci (učitelé a administrativní pracovníci): jsou jim dostupné informace pro pracovníky i pro studenty
• studenti: jsou jim dostupné jen informace pro studenty

Intranet je založen na několika týmových webech dle čtenářů a dle autorů:

• týmový web Fakulta intranetu fakulty (vlastníkem správce intranetu fakulty)
  • týmový web Pracovníci pracovníků fakulty (vlastníkem správce intranetu fakulty)
    • týmový web Pracovníci – ředitel (vlastníkem děkan): strategické informace o fakultě pro pracovníky
    • týmový web Pracovníci – pedagogika (vlastníkem proděkan pro pedagogiku): informace z pedagogiky pro pracovníky
    • týmový web Pracovníci – věda (vlastníkem proděkan pro vědu): informace z vědy pro pracovníky
    • týmový web Pracovníci – zahraničí (vlastníkem je proděkan pro zahraniční vztahy): informace o zahraničních vztazích pro pracovníky
    • týmový web Pracovníci – provoz (vlastníkem je tajemník): informace o chodu fakulty pro pracovníky
    • týmový web Pracovníci – katedra (vlastníkem je vedoucí katedry): informace pro členy katedry
    • týmový web Pracovníci – ostatní (vlastníkem je vedoucí IT oddělení): informatické a další informace pro pracovníky
  • týmový web Studenti studentů fakulty (vlastníkem správce intranetu fakulty)
    • týmový web Studenti – ředitel (vlastníkem děkan): strategické informace o fakultě pro studenty
    • týmový web Studenti – pedagogika (vlastníkem proděkan pro pedagogiku): informace z pedagogiky pro studenty
    • týmový web Studenti – věda (vlastníkem proděkan pro vědu): informace z vědy pro studenty
    • týmový web Studenti – zahraničí (vlastníkem je proděkan pro zahraniční vztahy): informace o zahraničních vztazích pro studenty
    • týmový web Studenti – provoz (vlastníkem je tajemník): informace o chodu fakulty pro studenty
    • týmový web Studenti – ostatní (vlastníkem je vedoucí IT oddělení): informatické a další informace pro studenty

V Teamsech jsou vytvořeny týmy a využity jejích týmové weby v SharePointu.

Intranet je nadále demonstrován na příkladu intranetu Masarykova ústavu vyšších studií (MÚVS) ČVUT, zejména na týmových webech Pracovníci – věda a Studenti – pedagogika.

Struktura domovské stránky

Na domovské stránce každého týmového webu jsou využity:

• vodorovná navigace
  • Obsahuje odkaz na domovskou stránku a jednotlivé týmové weby v dvouúrovňové hierarchii. Uživatel vidí jen jemu dostupné týmové weby (tj. studenti nemají zobrazenu nabídku Pracovníci).
• webové části
  • Příspěvky: aktuální příspěvky z týmového webu i webů nižší úrovně, např. na domovské stránce celého intranetu jsou zobrazeny čtyři nejnovější aktuálního příspěvky ze všech dílčích týmových webů s akceptováním oprávnění, tj. studenti nevidí příspěvky z týmových webech pracovníků.
  • Kalendář: probíhající či plánované události z kalendářů týmového webu i webů nižší úrovně, např. na domovské stránce celého intranetu zobrazeny nejbližší aktuální události ze všech dílčích týmových webů s akceptováním oprávnění, tj. studenti nevidí události z týmových webů pracovníků.
  • Rozcestník (rychlé odkazy): Alternativní navigace na týmové weby vyšší či nižší úrovně.
  • Užitečné informace (rychlé odkazy): Odkazy na informační stránky.
  • Často hledáte (rychlé odkazy): Odkazy na veřejné webové stránky.

Komentář k demonstrační stránce:

• Stránka je zobrazena v roli pracovníka. Proto je:
  • ve vodorovné navigaci dostupná volba Pracovníci i Studenti (prostřednictvím filtru pro cílovou skupinu pracovníci),
  • ve webové části Rozcestník (rychlé odkazy) dostupná dlaždice Pracovníci i Studenti (prostřednictvím filtru pro cílovou skupinu pracovníci).
• Aktuální příspěvky
  • V Aktuálních příspěvcích jsou čtyři nejnovější příspěvky z různých dílčích týmových webů (Pracovníci – ostatní, Pracovníci – věda, Pracovníci – pedagogika). Kliknutím
    • do názvu týmového webu zobrazíme domovskou stránku týmového webu,
    • do názvu stránky nebo obrázku zobrazíme vybraný příspěvek.
  • Pro příspěvek je vypsán začátek jeho popisu (anotace).
  • Nejnovější příspěvek je větší a uveden včetně obrázku autora.
  • Kliknutím do odkazu Zobrazit vše můžeme zobrazit přehled všech příspěvků.
• Nejbližší události
  • K příspěvku můžeme vytvořit událost (viz níže). Událost přebírá název příspěvku, bannerový obrázek příspěvku.
  • Kliknutím do spodního tlačítka Přidat do mého kalendáře se vygeneruje soubor ve formátu ics, jeho otevřením můžeme přidat událost do svého kalendáře.
  • Kliknutím do dlaždice události zobrazíme její podrobnosti události.
  • V podrobnostech je možné zobrazit výchozí stránku události kliknutím do odkazu Odkaz na položku.

Nastavení vlastností stránky

Do knihovny stránek webu jsou doplněny sloupce Kanál (Volba), Zahájení (Datum a čas), Dokončení (Datum a čas).

Autor stránky může nastavit vlastnosti stránky, které budou využity pro publikování stránky do kalendáře a do Teams:

• Klikneme do tlačítka Upravit v pravém horním rohu stránky.
• V horní nabídce klikneme do tlačítka Podrobnosti stránky.
• V pravém panelu Podrobnosti stránky můžeme upravit Popis (anotaci), doplníme Kanál, Zahájení, Dokončení.

Publikace stránky do kalendáře událostí

Autor stránky může stránku publikovat do kalendáře událostí.

V každém týmovém webu je vytvořena aplikace Kalendář s názvem Kalendář.

V seznamu stránek je vytvořen tok:

• V horní nabídce zadáme Automatizovat, Power Automate, Vytvořit tok.
• Vyberme šablonu Publikování zprávy na Microsoft Teams pro vybraný soubor.
• Po připojení toku k SharePointu a Teams klikneme do tlačítka Pokračovat.
• Vlevo nahoře přejmenujeme vhodně tok, např. na název Publikování do kalendáře – studenti – pedagogika.
• Odstraníme třetí krok toku (…, Odstranit).
• V prvním kroku toku odstraníme vstup Message (…, Odstranit).
• Přidáme nový třetí krok toku. Vyhledáme toky Vytvořit položku a vybereme Vytvořit položku SharePoint.
• V poli Adresa webu vybereme web, např. Studenti – pedagogika.
• V poli Název seznamu vybereme Zadat vlastní hodnotu a vyplníme ručně Kalendář.
• Zobrazí se další vlastnosti.
• Vyplníme vlastnosti Nadpis, Čas zahájení, Čas ukončení, Popis, Adresa URL banneru:
  
• Tok uložíme.
• Tok je autorovi k dispozici:
  • Zobrazíme knihovnu Stránky webu.
  • Vybereme stránku kliknutím do výběru na začátku řádku.
  • V horní nabídce zadáme Automatizovat, název toku, např. Publikování do kalendáře – studenti – pedagogika.
    
  • V pravém panelu klikneme do tlačítka Spustit tok.
  • Ze stránky se vytvoří událost.
• Tok musíme zpřístupnit vlastníkům:
  • V aplikaci Power Automate vybereme tok.
  • V sekci Uživatelé jen pro spuštění klikneme do tlačítka Upravit a vybereme uživatele či vhodnou skupinu.
    

Publikace stránky do kanálu Teams

Autor stránky může stránku publikovat jako příspěvek do kanálu Teams.

V Teams jsou pro jednotlivé týmy vytvořeny kanály, např. pro tým Studenti – pedagogika kanály Harmonogram a Ostatní.

V seznamu stránek je vytvořen tok:

• V horní nabídce zadáme Automatizovat, Power Automate, Vytvořit tok.
• Vyberme šablonu Publikování zprávy na Microsoft Teams pro vybraný soubor.
• Po připojení toku k SharePointu a Teams klikneme do tlačítka Pokračovat.
• Vlevo nahoře přejmenujeme vhodně tok, např. na název Publikování do Teams – studenti – pedagogika.
• Odstraníme třetí krok toku (…, Odstranit).
• V prvním kroku toku odstraníme vstup Message (…, Odstranit).
• Přidáme podmínku, tj. do nového kroku vybereme akci Podmínka.
• Definujeme podmínku. Vyjdeme z pole Kanál Value, operátor rovná se, např. hodnota Harmonogram.
• Do větve Ano doplníme akci Odeslání zprávy v chatu nebo kanálu.
• Do pole Zveřejnit jako vybereme volbu Uživatel.
• Do pole Příspěvek v vybereme volbu Kanál.
• V poli Tým vybereme web, např. Studenti – pedagogika.
• V poli Kanál vybereme odpovídající kanál, např. Harmonogram.
• Vyplníme pole Zpráva a Předmět:
  
  
• Tok uložíme.
• Tok je autorovi k dispozici:
  • Zobrazíme knihovnu Stránky webu.
  • Vybereme stránku kliknutím do výběru na začátku řádku.
  • V horní nabídce zadáme Automatizovat, název toku, např. Publikování do Teams – studenti – pedagogika.
    
  • V pravém panelu klikneme do tlačítka Spustit tok.
  • Ze stránky se vytvoří příspěvek v kanálu Teams.
    
• Tok musíme zpřístupnit vlastníkům:
  • V aplikaci Power Automate vybereme tok.
  • V sekci Uživatelé jen pro spuštění klikneme do tlačítka Upravit a vybereme uživatele či vhodnou skupinu.

Vytvoření úkolu na základě příspěvku

Z příspěvku publikovaného do kanálu týmu Teams je možné vytvořit osobní úkol:

• V panelu nástrojů příspěvku v kanálu Teams klikneme do tlačítka … (Další možnosti) a vybereme volbu Další akce a Vytvořit úkol.
• Zobrazí se dialogové okno pro vytvoření úkolu v aplikaci To-Do. Můžeme nastavit:
  • seznam úkolů, v němž se úkol vytvoří, standardně je nastaven seznam Úkoly (Tasks),
  • prioritu úkolu, standardně je Střední,
  • termín splnění
    

Přehled příspěvků e-mailem (news-letter)

Vlastník může poslat jednotlivých uživatelům či celým skupinám přehled příspěvků e-mailem:

• Nad webovou částí příspěvky (nazvanou Aktuální příspěvky) klikneme v pravém horním rohu do do odkazu Zobrazit vše, popř. rozšíříme adresu webu o koncovku /_layouts/15/news.aspx
• V horní nabídce (dostupné pro vlastníky) klikneme do tlačítka Poslat přehled příspěvků e-mailem.
• V seznamu příspěvků zvolíme příspěvky k poslání zaškrtnutím.
  
• Klikneme do tlačítka Další.
• Doplníme:
  • předmět e-mailu, např. Novinky z pedagogiky,
  • adresáta či adresáty,
  • text e-mailové zprávy.
• Na závěr e-mailové zprávy se doplní seznam příspěvků včetně obrázků, anotace a autora.
• Klikneme do tlačítka Odeslat přehled příspěvků.
  
• Uživatelé obdrží souhrn e-mailem.
  
• Kliknutím do jednotlivého příspěvku zobrazí jeho podrobnosti.

E-mailové oznámení o novinkách

Každý uživatel si může nastavit e-mailové oznamování o nových příspěvcích či jejich změně obdobně jako v jakékoliv jiné knihovně či seznamu:

• V horní nabídce vybereme Obsah webu.
• V obsahu webu vybereme Stránky webu.
• V horní nabídce klikneme do tlačítka … a vybereme Upozornit.
• Nastavíme parametry upozorňování (mj. frekvence okamžitě, denně či týdenně) a klikneme do tlačítka OK.

Mobilní aplikace

Bezplatná mobilní aplikace umožňuje

• v kartě Příspěvky: sledovat aktuální příspěvky z dostupných příspěvků tenantu
  
• v kartě Hledat: prohlížet weby
  
• v kartě Já: prohlížet naposledy prohlížené či uložené příspěvky
  

Oznámení novinek

Uživatel si může nastavit oznámení kanálu, do nějž jsou publikovány příspěvky, např. pro kanál Harmonogram:

• Na konci názvu kanálu klikneme do tlačítka … (Další možnosti).
• Vybereme volbu Oznámení kanálu, Vlastní.
• Do pole Všechny nové příspěvky vybereme volbu Banner a informační kanál.
• Na novinky (ostatních uživatelů) jsem upozorněni tučným písmem v názvu kanálu či týmu (jsou-li kanály sbalené) a číslem s počtem novinek v informačním kanálu aktivit (ikona zvonečku v Teams).

Na mobilu jsme upozorněni na nový příspěvek v oznamovacím centru:

Nabízená oznámení lze v nastavení mobilní aplikace SharePoint nastavovat v kategoriích:

• Zajímavé příspěvky: Příspěvky, které by vás mohly zajímat
• Komentáře: Komentáře na vašich stránkách a odpovědi na vaše komentáře
• Lajk stránky: Někdo dal vaší stránce lajk
• Zmínky v komentářích: Někdo vás zmínil v komentářích nebo v odpovědích na komentáře