Rezervační aplikace Microsoft Bookings

Microsoft Bookings umožňuje vypsat termíny konání služby. Služba má definovánu dobu trvání a kapacitu současně obsloužených zákazníků. Aplikace umožňuje zákazníkovi i mimo organizaci rezervovat si termín, popř. později rezervaci upravit. Součástí rezervace může být i odkaz na online schůzku.

Aplikaci budeme demonstrovat na třech službách U3V VŠE v Praze:

prezenční osobní konzultace využití Teams
- Pro zájemce jsou vypsány termíny pro osobní konzultaci využití Teams v učebně.
- Délka konzultace je 15 minut. Kapacita každé konzultace je 1 student.
- Konzultace jsou vypisovány v jeden konkrétní den. V případě naplnění kapacity může být rozšířena „otevírací doba“ ve zvolený den nebo kapacita posílena dalšími dny.
online testovací výuka prostřednictvím Teams
- Pro zájemce jsou vypsány termíny testovací výuky. Konzultace probíhá online formou.
- Délka konzultace 30 minut. Kapacita každé konzultace je 10 studentů.
- Konzultace jsou vypisovány pro více dnů večer v čase 18:30 – 19 h. Aplikace hlídá stanovenou kapacitu studentů.
- V potvrzení rezervace obdrží student také adresu pro online připojení prostřednictvím Teams.
prezenční informační schůzka nově přijatých studentů
- Zejména pro nově přijaté studenty je vypisována prezenční informační schůzka.
- Délka schůzky včetně závěrečných konzultací 4 hodiny. Kapacita každé informační schůzky je 100 studentů.
- Informační schůzky jsou vypisovány 2 před začátkem semestru po automatizovaném zápisu.

Nastavení nové „firmy“ v Bookings

Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci Bookings.
Pokud jsme již dříve založili „firmu“, založíme novou. Z nabídky vedle názvu firmy vybereme volbu Nová.
Zadáme parametry „firmy“:
- Název firmy: např. U3V VŠE v Praze
- Obor podnikání: např. Vzdělávání dospělých
Klikneme do tlačítka Pokračovat.
Vyplníme informace o firmě, vložíme její logo a případně upravíme pracovní dobu.
Informace o firmě můžeme později upravit z levého panelu kliknutím do tlačítka Informace o firmě.

V levém panelu klikneme do tlačítka Rezervační stránka. Nastavíme vybrané parametry:

Můžeme vyžadovat účet Microsoft 365. V našem případě ponecháme pole nezaškrtnuté.
V spodní části zvolíme barevný motiv stránky.
V horní nabídce klikneme do tlačítka Uložit a publikovat.
V horní části klikneme do tlačítka Otevřít publikovanou stránku. V samostatné záložce prohlížeče tak zobrazíme rezervační stránku z pohledu zákazníka (studenta).

Osobní konzultace Microsoft Teams

Nastavíme první službu:

V levém panelu klikneme do tlačítka Služby.
V horní části klikneme do tlačítka Přidat položku: služba.
Nastavíme parametry služby:
- Výchozí doba trvání služby: 15 minut
- Výchozí cena: Zdarma
- V sekci Vlastní pole klikneme do tlačítka Změnit.
  - Kliknutím do jednotlivé podrobnosti ji můžeme zobrazit či nezobrazit (zobrazené mají šedé pozadí). Můžeme nastavit, zda požadujeme po zákazníkovi vyplnění pole.
  - Můžeme doplnit svá další pole, např. pole Vlastním s možnostmi:
    - notebook
    - tablet
    - desktopový počítač
- Ponecháme výchozí připomenutí události zákazníkovi i zaměstnanci 1 den před zahájením události.
- Můžeme dopsat formátovaný text, který bude zaslán v potvrzujícím e-mailu zákazníkovi.
- Zrušíme zaškrtnutí pole Umožnit zákazníkům zvolit pro rezervaci konkrétního člověka.
- Zrušíme zaškrtnutí pole Použít výchozí zásady plánování.
- Nastavíme obecnou dostupnost pro středu a čtvrtek, kdy se budou konzultace konat.
- Omezíme dostupnost na jiná data než dny, v nichž konzultace konáme.
- V pravém sloupci vybereme sebe jako konzultujícího zaměstnance.

Testovací výuka

Obdobně nastavíme druhou službu:

Nejprve zapíšeme do pole Maximální počet účastníků hodnotu 10.
Zaškrtneme pole Poslat zákazníkovi kromě potvrzujícího e-mailu také pozvánku na schůzku.

Informační schůzka

Obdobně nastavíme třetí službu:

Rezervace zákazníkem

Zákazníkovi poskytneme zveřejněním na webu, sociální síti či e-mailem odkaz pro:

rezervaci libovolné služby (v levém panelu klikneme do tlačítka Rezervační stránka a v horní části zkopírujeme odkaz)
rezervaci vybrané služby (v levém panelu klikneme do tlačítka Služby, vybereme službu a v horní části zkopírujeme odkaz).

Z odkazu na libovolnou službu se zobrazí zákazníkovi všechny zveřejněné služby:

V horní části si zákazník vybere službu. Kliknutím do tlačítka (i) může zobrazit podrobnosti službě.
V levé části vybere datum, kde je služba dostupná (černé písmo) a je v ní volná kapacita.
V pravé části upřesní čas zahájení sluby.
V dolní části zapíše zákazník své osobní údaje včetně vlastních polí, která jsme doplnili.

Po rezervaci:

Zákazníkovi přijde e-mail s odkazem na úpravu rezervace, popř. s pozvánkou na schůzku, kterou si může zákazník vložit do svého kalendáře.
Zaměstnanci, který službu zajišťuje se zapíše služba do kalendáře.
Seznam rezervací můžeme zobrazit v kalendáři. V levém panelu klikneme do tlačítka Kalendář.
Zobrazí se rezervace. V případě nastavené kapacity se zobrazí, kolik míst je již obsazeno.
Dvojitým kliknutím do rezervace v kalendáři se zobrazí podrobnosti včetně seznamu rezervujících. Můžeme změnit kapacitu. Kliknutím do jména zákazníka zobrazíme podrobnosti o něm. Můžeme přidat ručně rezervující zákazníky.
Když v levém panelu klikneme do tlačítka Zaměstnanci, můžeme přidávat nové zaměstnance nebo upravovat parametry zaměstnanců, mj.
- nastavit e-mailové oznámení zaměstnancům, když se vytvoří nebo změní rezervace, která je jim přiřazena,
- nastavit, aby dostupnost zaměstnance byla omezována jeho událostmi v kalendáři Microsoft 365,
- nastavit zaměstnanci specifickou pracovní dobu.
Když v levém panelu klikneme do tlačítka Zákazníci, můžeme odstraňovat, přidávat či upravovat zákazníky či údaje o nich.

Využití ve škole

rezervace místa na konzultačních hodinách
rezervace místa na školní události s omezenou kapacitou v paralelce (např. lyžařský zájezd)

Omezená dostupnost aplikace

Pro školy je aplikace dostupná jen v plánech A3 a A5, není dostupná v plánu A1.