Plánovací aplikace Microsoft Planner

Aplikace Planner slouží k plánování úkolů v týmech. V rámci týmu může být založeno více plánů. Úkoly je možné přiřazovat jednotlivým či více členům týmu. Uživatel si může zobrazit své úkoly ze všech plánů a týmů zobrazit v aplikaci Planner či v aplikaci Teams.

Individuální úkoly můžeme evidovat v aplikaci To Do, která umožňuje úkoly sdílet s více uživateli. K týmovému plánování úkolů je spíše určena aplikace Teams. V aplikaci To Do lze zobrazit úkoly z e-mailů označených příznakem ke zpracování i úkoly přidělené uživateli v aplikaci Planner.

Týmové plánování budeme demonstrovat v roli učitelky informatiky Evy Kolínské, učí v 6.A informatiku. V aplikaci Teams jsme dříve vytvořili tým 6.A Informatika.

Struktura evidence úkolů v Planneru:

  • tým (nepřímo vytvořená skupina Office 365), např. 6.A Informatika
  • plán v rámci týmu/skupiny, např.
    • 1 Exkurze (číslování není povinné, slouží jen k přehlednosti výkladu struktury plánování úkolů)
    • 2 Týmové práce
  • kontejner (obsahuje více úkolů), např.
    • 1.1 Brno (exkurze třídy na výstavu informatiky na Fakultě informatiky do Brna)
    • 1.2 Praha (exkurze třídy na expozici Národního technického muzea v Praze)
  • úkol (součástí kontejneru, může obsahovat dílčí úkoly), např.
    • 1.1.1 příprava exkurze
    • 1.1.2 vlastní exkurze
    • 1.1.3 zpráva o exkurzi
  • dílčí úkol (v tzv. kontrolním seznamu), např.
    • 1.1.1.1 průzkum zájemců
    • 1.1.1.2 dojednání návštěvy
    • 1.1.1.3 zakoupení místenek

Nejprve založíme plán v rámci existujícího týmu 6.A Informatika:

  • Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci Planner.
  • V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový plán.
  • V dialogovém okně Nový plán zadáme do pole Název plánu text 1 Exkurze.
  • Pod názvem plánu klikneme do odkazu Přidat do existující skupiny Microsoft 365 a vybereme tým 6.A Informatika.
  • Klikneme do tlačítka Vytvořit plán.
  • Plán se vytvořil v rámci týmu (skupiny Office 365), jejímiž členy jsou studenty třídy 6.A, mj. Marie Sladká a Milan Smetana. Ikona plánu je převzata z ikony týmu.

V plánu je připraven jeden kontejner úkolů, který přejmenujeme, a vytvoření druhý kontejner:

  • Klikneme do názvu kontejneru Úkoly a upravíme jej na 1.1 Brno.
  • Klikneme do odkazu Přidat nový kontejner a zadáme název 1.2 Praha.

Do kontejneru 1.1 Brno zadáme úkoly:

  • Klikneme do tlačítka Přidat úkol.
  • Zobrazí se panel základních parametrů úkolu, v němž zadáme:

    • Zadejte název úkolu: 1.1.1 příprava exkurze
    • Nastavit termín splnění: např. 30. 11. 2020 (datum se vybírá z kalendáře)
    • Přiřadit: Eva Kolínská, Marie Sladká (vybíráme až 11 členů týmu)
  • Klikneme do tlačítka Přidat úkol.
  • Úkol se zařadil do seznamu úkolů kontejneru. Kliknutím do úkolu se zobrazí okno podrobných parametrů úkolu, které nastavíme:

    • Průběh: ponecháme Nezahájeno
    • Priorita: ponecháme Střední
    • Datum zahájení: 24. 8. 2020
    • Popis: Úkol obsahuje několik dílčích úkolů se společnými řešiteli a termínem splnění.
    • Kontrolní seznam: zadáme tři dílčí úkoly:
      • 1.1.1.1 průzkum zájemců
      • 1.1.1.2 dojednání návštěvy
      • 1.1.1.3 zakoupení místenek
    • Zobrazit na kartě: zaškrtneme, aby dílčí úkoly byly zobrazeny na kartě úkolu.
    • Myší posuneme na barevné záložky v pravém horním rohu okna úkolu. Zadáme popisek fialové záložky domácí akce pro náš úkol zaškrtneme na konci záložku fialovou záložku.
    • V pravém horní rohu okna úkolu je tlačítko Více (…) pro další možnosti:
      • Kopírovat úkol
      • Přesunout úkol (do jiného plánu či kontejneru)
      • Zkopírovat odkaz na úkol
      • Odstranit
  • Obdobně přidáme další dva úkoly:
    • 1.1.2 vlastní exkurze
      • Termín splnění: 1. 12. 2020
      • Řešitelé: prvních 11 členů týmu (víc jich nelze přiřadit)
      • Popis: https://www.fit.vut.cz/units/museum
      • Zobrazit popis na kartě: zaškrtnout
      • Kontrolní seznam
        • 1.1.2.1 cesta vlakem a MHD tam
        • 1.1.2.2 návštěv muzea
        • 1.1.2.3 diskuse s učiteli FIT
        • 1.1.2.4 oběd v menze
        • 1.1.2.5 cesta MHD a vlakem zpět
      • Červená záložka: externí akce
    • 1.1.3 zpráva o exkurzi
      • Termín splnění: 15. 12. 2020
      • Řešitel: Eva Kolínská
      • Kontrolní seznam (zobrazit na kartě):
        • 1.1.3.1 příspěvky studentů
        • 1.1.3.2 souhrnná zpráva
        • 1.1.3.3 diskuse ve třídě
      • fialová záložka

Do druhého kontejneru 1.2 Praha zadáme úkoly:

  • 1.2.1 příprava exkurze
    • Termín splnění: 30. 7. 2020
    • Řešitel: Eva Kolínská
    • Kontrolní seznam (zobrazit na kartě):
      • 1.2.1.1 webová prezentace exkurze
      • 1.2.1.2 přihlašování na exkurzi
    • fialová záložka
  • 1.2.2 realizace exkurze
    • Termín splnění: nevyplněn
    • Řešitelé: –
    • Přidat přílohu:
      • odkaz: https://www.ntm.cz/muzeum/muzeum-elektrotechniky-a-medii
      • zobrazit na kartě: zaškrtnout

Simulujeme dokončení úkolu 1.2.1 příprava exkurze:

  • Zaškrtneme řádky dílčích úkolů, splnění úkoly nejsou již zobrazeny na kartě. Později je můžeme znovu aktivovat z okna úkolu.
  • Zaškrtneme na začátku řádku úkol 1.2.1 příprava exkurze. Později můžeme opravit splnění, když rozbalíme sekci Zobrazit dokončené.

Tažením karet úkolů můžeme změnit jejich pořadí v kontejneru nebo je přesunout do jiného kontejneru.

Plán přidáme k oblíbeným. V záhlaví klikneme do tlačítka s hvězdou.

Dosud jsme zobrazovali plán v zobrazení Panel.

V horním panelu nástrojů klikneme do volby Grafy.

  • V podokně Stav je počet úkolů v jednotlivých stavech.
  • V podokně Kontejner je zobrazen počet úkol v jednotlivých kontejnerech, zpožděné úkoly jsou zobrazeny červeně či jinou barvou v jiném stavu.
  • Obdobně v podokně Priorita jsou úkoly zobrazeny dle nastavené priority.
  • V podokně Členové jsou úkoly zobrazeny dle řešitelů. Kliknutím do vodorovného pruhu řešitele se všechny zobrazené grafy filtrují pro vybraného řešitele. Dalším kliknutím se filtr potlačí.
  • V podokně Úkoly jsou úkoly zobrazeny dle kontejnerů, lze přímo přidávat úkoly, vpravo nahoře lze měnit seskupovací parametr úkolů (Kontejner, Přiřazený řešitel, Průběh, Termín splnění, Popisky – barevné záložky, Priorita).

V zobrazení Plán jsou úkoly zobrazeny v kalendáři.

V levém navigačním podokně byl dosud vybrán plán 1 Exkurze. Další volby:

  • Centrum Planneru: Zobrazí se grafy dle stavu úkolů oblíbených plánů.
  • Moje úkoly: Zobrazí se úkoly přiřazené aktivnímu uživateli ze všech plánů, v nichž má přiděleny úkoly.

Napravo od seznamu zobrazení jsou k dispozici další možnosti, mj.:

  • Exportovat plán do Excelu
  • Zkopírovat odkaz na plán
  • Nastavení plánu: mj. Odstranit tento plán
  • Přidat do kalendáře v Outlooku

Plán lze zobrazit jako aplikační kartu v kanálu týmu v aplikaci Teams:

S plány lze pracovat v bezplatné mobilní aplikaci:

Weby Vysoké školy ekonomické v Praze využívají pro optimalizaci svého obsahu a poskytovaných služeb cookies. Prosíme o udělení souhlasu s jejich uložením.

Vyberte služby, pro které chcete povolit využívání cookies: