Aplikace Power Automate pro tvorbu toků

Aplikace Power Automate (dříve Microsoft Flow) umožňuje automatizovat toky dat mezi aplikacemi Microsoft 365. V demonstračním příkladu je automatizován přenos uživatelů registrovaných formulářem z Forms do členů týmů v Teams.

Uživatelé se registrují v aplikaci Forms na školení, data se ukládají do sešitu Excelu Školení – registrace. Ve školení využíváme tým Školení – tým, do nějž chceme přenést registrované uživatele.

Registrační formulář

Registrační formulář připravíme ve OneDrive pro firmy:

• Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci OneDrive pro firmy.
• V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Forms pro Excel.
• Formulář nazveme Školení – registrace.
• Ve formuláři bude jediná otázka typu Volba ve znění: Zúčastním se v termínu: s variantami např. pondělí 8:30 – 10:30, pátek 8:30 – 10:30. Ke dnům můžeme upřesnit datum.

Předpokládejme, že se registrovali dva uživatelé Eva Kolínská a Marie Sladká.

Tok z registrací v Excelu do seznamu členů v Teams

Vytvoříme tok, který přenese registrované uživatele ze sešitu Excelu Tým – registrace do dříve připraveného týmu Teams s názvem Školení – tým:

• Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci Power Automate.
• V levém panelu klikneme do tlačítka Vytvořit.
• V horní nabídce klikneme do dlaždice Okamžitý tok, neboť tok budeme spouštět ručně.
• V okně Vytvořit okamžitý tok.
  • Tok nazveme Školení – tok.
  • Vybereme způsob aktivace Umožňuje ruční spuštění toku.
  • Klikneme do tlačítka Vytvořit.
• V seznamu toků je uveden krok Umožňuje ruční spuštění toku.
• Doplníme druhý krok:
  • Klikneme do tlačítka Nový krok.
  • V horní nabídce vybereme skupinu akcí Excel Online (Business) a v spodní části vybereme akci Vypíše řádky v tabulce.
  • Upřesníme parametry akce:
    • Umístění: V rozbalovací nabídce vybereme One for Business. Dále jsou nabízeny nám dostupné týmy.
    • Knihova dokumentů: V rozbalovací nabídce vybereme druhou volbu OneDrive.
    • Soubor: Na konci řádku klikneme do tlačítka Zobrazit výběr a vyhledáme soubor Školení – registrace.xlsx.
    • Tabulka: V rozbalovací nabídce vybereme Tabulka1, tj. název tabulky ve formuláři tak jak, jej vytvořila aplikace Forms.
• Doplníme třetí krok:
  • Klikneme do tlačítka Nový krok.
  • V horní nabídce vybereme skupinu akcí Teams a v spodní části vybereme akci Přidat člena do týmu.
  • Upřesníme parametry akce:
    • Tým: Vybereme tým Školení – tok.
    • ID AAD uživatele: Klikneme do pole a v panelu dynamického obsahu (seznam sloupců Tabulky1) vybereme pole E-mail.
• Klikneme do tlačítka Uložit.

Tok spustíme:

• V levém panelu klikneme do tlačítka Moje toky.
• Klikneme do řádku Školení – tok.
• V horním panelu klikneme do tlačítka Spustit.
• V pravém panelu Spustit tok klikneme do tlačítka Pokračovat a Spustit tok a Hotovo.
• Do týmu Školení – tým se přidali uživatelé, kteří vyplnili formulář.

Alternativně můžeme vytvořit tok, který přidá uživatele z modifikované tabulky s uživateli na jeden termín do týmu pro jednotlivý termín.

Tok můžeme také použít pro naplnění týmu uživateli uvedenými v sešitu Excelu, např. pro tým společný pro více předmětů na škole ze seznamů studentů.