Zpracování pošty v Outlooku
Mezi efektivní nástroje zpracování pošty v Outlooku patří přesun e-mailové zprávy do složky Archív, nastavení pravidel pro zpracování pošty a označování e-mailových zpráv příznakem pro zpracování – propojení e-mailové zprávy s úkolem v aplikaci To-Do.
Archiv
Příchozí poštu lze tažením myší přesouvat do složek. Při vyšším počtu složek však ztrácíme přehled o definici obsahu jednotlivých složek.
K rychlému zpracování příchozí pošty stačí jedna složka, do níž přesuneme poštu, kterou nemusíme řešit, nechceme ji však smazat.
V Outlooku je pro tyto účely vytvořena automaticky složka Archiv. Přesun e-mailové zprávy z Doručené pošty do složky Archiv:
- v desktopové aplikaci Outlook: klávesou Delete
- ve webové aplikaci Outlook: klávesou E
- v mobilní aplikaci Outlook: potáhnutím prstem doleva (možnosti potáhnutí lze nastavit v nastavení pošty)
Pravidla zpracování příchozí pošty
Pravidly pro zpracování příchozí pošty můžeme např. zajistit, aby se zprávy o nově vyplněném formuláři v aplikaci Microsoft Forms přesunuly do složky Vyplněné formuláře:
- Nastavení posílání e-mailů z Microsoft Forms:
- …, Nastavení
- v sekci Oznámení zaškrtnout pole Dostávat e-mailové oznámení o každé odpovědi
- Nastavení pravidla ve webové aplikaci Outlook:
- V levém panelu klikneme do tlačítka Nová složka a zadáme název Vyplněné formuláře.
- Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko).
- V podokně Nastavení klikneme do odkazu Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
- V okně Nastavení v kartě Pošta v dílčí kartě Pravidla klikneme do tlačítka Přidat nové pravidlo.
- Pravidlo zadáváme ve třech krocích:
- Název pravidla: Vyplněný formulář
- Přidat podmínku: V sekci Předmět vybereme volbu Předmět obsahuje a do pole Zadejte slova, která chcete hledat vyplníme Microsoft Forms.
- Přidat akci: V sekci Uspořádání vybereme volbu Přesunout do a do pole vybereme Vyplněné formuláře.
- Pravidlo se zařadí do seznamu pravidel, v němž jej můžeme později zakázat/povolit, upravit či odstranit.
- Díky pravidlu se po doručení e-mailová zpráva obsahující v předmětu text Microsoft Forms přesune do složky Vyplněné formuláře. Nezatěžuje nás např. v počtu nových zpráv na mobilu.
Označování příznakem
Z řady e-mailových zpráv pro nás vyplývají úkoly. Z doručené e-mailové zprávy lze vytvořit pomocí příznaku úkol, který je připojen do aplikace To-Do:
- Označení příznakem:
- v desktopové aplikaci Outlook:
- Ukážeme myší na vybraný e-mail.
- Vpravo od předmětu e-mailu klikneme do tlačítka Označit jako úkol.
- Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.
- Dalším kliknutím do tlačítka Označit jako úkolu nastavíme splnění úkolu.
- Kliknutím do tlačítka Označit jako úkol pravým tlačítkem myši zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme nastavit termín splnění úkolu nebo příznak vymazat.
- Příznak můžeme doplnit také v zobrazení jednotlivé e-mailové zprávy. V kartě Domů v skupině Značky klineme do tlačítka Zpracovat a vybereme volbu Dnes.
- ve webové aplikaci Outlook:
- Ukážeme myší na vybraný e-mail.
- Vpravo od předmětu e-mailu klikneme do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem.
- Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.
- Dalším kliknutím do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem nastavíme splnění úkolu.
- Kliknutím do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem pravým tlačítkem myši zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme nastavit termín splnění úkolu nebo příznak vymazat.
- Příznak můžeme doplnit také v zobrazení jednotlivé e-mailové zprávy. V horním vodorovném panelu nástrojů klineme do tlačítka … a vybereme volbu Označit příznakem.
- v mobilní aplikací Outlook:
- Otevřeme jednotlivou e-mailovou zprávy. Klikneme do tlačítka … v druhém panelu nástrojů a vybereme volbu Označit příznakem.
- (Můžeme také v nastavení Outlooku nastavit jako akci potáhnutí prstem Označit příznakem.)
- Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.
- v desktopové aplikaci Outlook:
Ukázka e-mailové zprávy označené příznakem ve webové aplikaci Outlook:
Ukázka úkolu ve webové aplikaci To-Do: