Zpracování pošty v Outlooku

Mezi efektivní nástroje zpracování pošty v Outlooku patří přesun e-mailové zprávy do složky Archív, nastavení pravidel pro zpracování pošty a označování e-mailových zpráv příznakem pro zpracování – propojení e-mailové zprávy s úkolem v aplikaci To-Do.

Archiv

Příchozí poštu lze tažením myší přesouvat do složek. Při vyšším počtu složek však ztrácíme přehled o definici obsahu jednotlivých složek.

K rychlému zpracování příchozí pošty stačí jedna složka, do níž přesuneme poštu, kterou nemusíme řešit, nechceme ji však smazat.

V Outlooku je pro tyto účely vytvořena automaticky složka Archiv. Přesun e-mailové zprávy z Doručené pošty do složky Archiv:

  • v desktopové aplikaci Outlook: klávesou Delete
  • ve webové aplikaci Outlook: klávesou E
  • v mobilní aplikaci Outlook: potáhnutím prstem doleva (možnosti potáhnutí lze nastavit v nastavení pošty)

Pravidla zpracování příchozí pošty

Pravidly pro zpracování příchozí pošty můžeme např. zajistit, aby se zprávy o nově vyplněném formuláři v aplikaci Microsoft Forms přesunuly do složky Vyplněné formuláře:

  • Nastavení posílání e-mailů z Microsoft Forms:
    • …, Nastavení
    • v sekci Oznámení zaškrtnout pole Dostávat e-mailové oznámení o každé odpovědi
  • Nastavení pravidla ve webové aplikaci Outlook:
    • V levém panelu klikneme do tlačítka Nová složka a zadáme název Vyplněné formuláře.
    • Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko).
    • V podokně Nastavení klikneme do odkazu Zobrazit všechna nastavení Outlooku.
    • V okně Nastavení v kartě Pošta v dílčí kartě Pravidla klikneme do tlačítka Přidat nové pravidlo.
    • Pravidlo zadáváme ve třech krocích:
      • Název pravidla: Vyplněný formulář
      • Přidat podmínku: V sekci Předmět vybereme volbu Předmět obsahuje a do pole Zadejte slova, která chcete hledat vyplníme Microsoft Forms.
      • Přidat akci: V sekci Uspořádání vybereme volbu Přesunout do a do pole vybereme Vyplněné formuláře.
    • Pravidlo se zařadí do seznamu pravidel, v němž jej můžeme později zakázat/povolit, upravit či odstranit.
    • Díky pravidlu se po doručení e-mailová zpráva obsahující v předmětu text Microsoft Forms přesune do složky Vyplněné formuláře. Nezatěžuje nás např. v počtu nových zpráv na mobilu.

Označování příznakem

Z řady e-mailových zpráv pro nás vyplývají úkoly. Z doručené e-mailové zprávy lze vytvořit pomocí příznaku úkol, který je připojen do aplikace To-Do:

  • Označení příznakem:
    • v desktopové aplikaci Outlook:
      • Ukážeme myší na vybraný e-mail.
      • Vpravo od předmětu e-mailu klikneme do tlačítka Označit jako úkol.
      • Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.
      • Dalším kliknutím do tlačítka Označit jako úkolu nastavíme splnění úkolu.
      • Kliknutím do tlačítka Označit jako úkol pravým tlačítkem myši zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme nastavit termín splnění úkolu nebo příznak vymazat.
      • Příznak můžeme doplnit také v zobrazení jednotlivé e-mailové zprávy. V kartě Domů v skupině Značky klineme do tlačítka Zpracovat a vybereme volbu Dnes.
    • ve webové aplikaci Outlook:
      • Ukážeme myší na vybraný e-mail.
      • Vpravo od předmětu e-mailu klikneme do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem.
      • Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.
      • Dalším kliknutím do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem nastavíme splnění úkolu.
      • Kliknutím do tlačítka Označit tuto zprávu příznakem pravým tlačítkem myši zobrazíme místní nabídku, v níž můžeme nastavit termín splnění úkolu nebo příznak vymazat.
      • Příznak můžeme doplnit také v zobrazení jednotlivé e-mailové zprávy. V horním vodorovném panelu nástrojů klineme do tlačítka … a vybereme volbu Označit příznakem.
    • v mobilní aplikací Outlook:
      • Otevřeme jednotlivou e-mailovou zprávy. Klikneme do tlačítka … v druhém panelu nástrojů a vybereme volbu Označit příznakem.
      • (Můžeme také v nastavení Outlooku nastavit jako akci potáhnutí prstem Označit příznakem.)
      • Zpráva je vyznačena žlutým pozadím je propsána do seznamu úkolů v aplikaci To-Do do seznamu E-mail označený příznakem.

Ukázka e-mailové zprávy označené příznakem ve webové aplikaci Outlook:

Ukázka úkolu ve webové aplikaci To-Do:

Weby Vysoké školy ekonomické v Praze využívají pro optimalizaci svého obsahu a poskytovaných služeb cookies. Prosíme o udělení souhlasu s jejich uložením.

Vyberte služby, pro které chcete povolit využívání cookies: