Aplikace Microsoft Lists pro práci se seznamy

Aplikace Microsoft Lists usnadňuje práci se seznamy, které se ukládají do osobní kolekce webů (Moje seznamy) nebo do SharePointu. V aplikaci je možné vytvořit připravené šablony seznamů, uplatnit podmíněné formátování sloupců. Seznamy je možné importovat z Excelu, vytvořit nové či zkopírovat dříve vytvořené seznamy.

Nový seznam z prázdného seznamu

Aplikaci Microsoft Lists budeme demonstrovat na seznamu dětí zaměstnanců fiktivní firmy Encián.

• Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci Lists.
• V horní části stránky Microsoft Lists klikneme do tlačítka Nový seznam.
  
• Klikneme do tlačítka Prázdný seznam.
• Zadáme parametry seznamu:
  
  • Název: Děti zaměstnanců
  • Popis: Děti zaměstnanců firmy Encián
  • Zvolte barvu: zelená (pátá)
    • Barva a ikona budou využity v přehledu seznamů.
  • Zvolte ikonu: předposlední
  • Uložit do/na: Moje seznamy
    • Seznam můžeme uložit do své osobní kolekce webů (Moje seznamy) nebo do týmového webu SharePointu vytvořeného založením týmu v aplikaci Microsoft Teams.
    • Přístup k seznamu z aplikace OneDrive pro firmy:
      • V levém dolním rohu stránky OneDrive klikneme do odkazu Vrátit se ke klasickému prostředí OneDrivu.
      • Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko).
      • Vybereme volbu Obsah webu.
      • Vytvořený seznam je jednou z aplikací v naší osobní kolekci webů.
  • Klikneme do tlačítka Vytvořit.
• Seznam má zatím jediný sloupec Název. Přejmenujeme jej. Z nabídky názvu seznamu vybereme volbu Nastavení sloupců, Přejmenovat. Nový název bude Jméno.
• Přidáme další sloupec:
  • Klikneme do tlačítka Přidat sloupec a vybereme typ sloupce Více řádků textu.
  • Upřesníme parametry název nového sloupce Charakteristika. Ostatní parametry nevyplníme. Klikneme do tlačítka Uložit.
• Obdobně přidáme další sloupce:
  • Pohlaví: typ Volba
    • muž (modrá barva)
    • žena (červená barva)
    • výchozí hodnota: muž
  • Výška: typ Číslo
  • Kroužky: typ Měna
    • Popis: Měsíční poplatky za kroužky
    • Počet desetinných míst: 0
  • Plavec: typ Ano/Ne
    • Výchozí hodnota: Ne
  • Rodič: typ Osoba
  • Oblíbený web: typ Hypertextový odkaz
• Vložíme první řádek seznamu. V horním panelu klikneme do tlačítka Nové. Vstupní formulář se zobrazí v samostatném podokně.
  • Jméno: Lukáš
  • Charakteristika:
    veselý
    impulzivní
    ctižádostivý
  • Pohlaví: muž
  • Výška: 160
  • Kroužky: 140 Kč
  • Plavec: Ano
  • Rodič: Tomáš Kubálek
  • Oblíbený web:
    https://www.pid.cz
    ROPID
• Obdobné vložíme druhý řádek seznamu:
  • Jméno: Erika
  • Charakteristika:
    veselá
    hbitá
    ráda se dobře obléká
  • Pohlaví: žena
  • Výška: 120
  • Kroužky 320 Kč
  • Plavec: ne
  • Rodič: Tomáš Kubálek
  • Oblíbený web:
    https://www.hryprodivky.cz
    Hry
• Doplníme formátování sloupce Výška.
  • Rozbalíme nabídku sloupce. Vybereme volbu Nastavení sloupců, Formátovat tento sloupec.
  • V pravém podokně vybereme volbu Datové pruhy.
    
  • Klikneme do tlačítka Uložit.
  • Výška dítěte je zobrazena datovým pruhem.
• Podmíněné formátování nastavíme také pro sloupce Plavec.
  • Vybereme volbu Formátovat Ano a Ne.
  • Stav Plavec je zobrazen barevným pozadím:
    • Ano: zelené pozadí
    • Ne: červené pozadí
• Detailnější formátování lze v podokně Formátovat tento sloupec provést po kliknutí do dolního odkazu Rozšířený režim v jazyce JSON.
• Pozdější úpravu hodnot v řádku lze provést kliknutím do jména dítěte a kliknutím do tlačítka Upravit všechno.

• Vytvořený seznam můžeme exportovat do Excelu kliknutím do příslušného tlačítka v horním panelu nástrojů.
• Obdobně jako v SharePointu můžeme úpravy seznamu provádět v zobrazení mřížky – zobrazení více podobnému práci v Excelu. Zobrazení mřížky aktivujeme kliknutím do příslušného tlačítka v panelu nástrojů.
• Pro seznam můžeme vytvořit více zobrazení. Klikneme v pravém horním rohu do tlačítka Všechny položky a vybereme volbu Uložit zobrazení jako. V nově nazvaném zobrazení můžeme nastavit jiné formátování či vybrat pro zobrazení jiné sloupce.

Import seznamu z Excelu

Můžeme také importovat seznam z tabulky připravené v Excelu. V demonstračním příkladu vytvoříme tabulku se seznamem veřejných vysokých škol ČR. V Excelu ji nazveme Školy.

Postup importu:

• V přehledu seznamů klikneme do tlačítka Nový seznam.
• Klikneme do tlačítka Z Excelu.
• Klikneme do tlačítka Nahrát soubor a vybereme z našeho disku sešit Excelu, např. Vysoké-školy.xlsx.
• V horní části okna vybereme importovanou tabulku, např. Školy. V spodní části okna vidíme její náhled.
  
• Klikneme do tlačítka Další.
• Zadáme parametry seznamu, např. název Vysoké školy.
• Po dokončení importu můžeme kliknutím do tlačítka hvězdy do svých oblíbených seznamů.
• Kliknutím do tlačítka Sdílet v horním panelu nástrojů můžeme nastavit sdílení seznamu obdobně jako sdílení souborů či složek.
• Obdobně můžeme sdílet jednotlivý řádek seznamu kliknutím do tlačítka Sdílet v konkrétním řádku.
• Kliknutím do tlačítka (i) v pravém horním rohu otevřeme okno podrobností, v němž vidíme nastavené sdílení a další vlastnosti celého seznamu nebo označeného řádku.
  

Další zdroje seznamu

• Nový seznam můžeme vytvořit také z existujícího seznamu, např. bychom mohli vytvořit nový prázdný seznam Soukromé vysoké školy ze stávajícího seznamu Vysoké školy. V novém seznamu by byly stejné sloupce včetně formátování.
• Nový seznam můžeme vytvořit z několika šablon připravených v aplikaci Microsoft Lists.