Plánovací aplikace Microsoft Planner
Aplikace Planner slouží k plánování úkolů v týmech. V rámci týmu může být založeno více plánů. Úkoly je možné přiřazovat jednotlivým či více členům týmu. Uživatel si může zobrazit své úkoly ze všech plánů a týmů zobrazit v aplikaci Planner či v aplikaci Teams.
Individuální úkoly můžeme evidovat v aplikaci To Do, která umožňuje úkoly sdílet s více uživateli. K týmovému plánování úkolů je spíše určena aplikace Teams. V aplikaci To Do lze zobrazit úkoly z e-mailů označených příznakem ke zpracování i úkoly přidělené uživateli v aplikaci Planner.
Týmové plánování budeme demonstrovat v roli učitelky informatiky Evy Kolínské, učí v 6.A informatiku. V aplikaci Teams jsme dříve vytvořili tým 6.A Informatika.
Struktura evidence úkolů v Planneru:
- tým (nepřímo vytvořená skupina Office 365), např. 6.A Informatika
- plán v rámci týmu/skupiny, např.
- 1 Exkurze (číslování není povinné, slouží jen k přehlednosti výkladu struktury plánování úkolů)
- 2 Týmové práce
- kontejner (obsahuje více úkolů), např.
- 1.1 Brno (exkurze třídy na výstavu informatiky na Fakultě informatiky do Brna)
- 1.2 Praha (exkurze třídy na expozici Národního technického muzea v Praze)
- úkol (součástí kontejneru, může obsahovat dílčí úkoly), např.
- 1.1.1 příprava exkurze
- 1.1.2 vlastní exkurze
- 1.1.3 zpráva o exkurzi
- dílčí úkol (v tzv. kontrolním seznamu), např.
- 1.1.1.1 průzkum zájemců
- 1.1.1.2 dojednání návštěvy
- 1.1.1.3 zakoupení místenek
Nejprve založíme plán v rámci existujícího týmu 6.A Informatika:
- Z portálu Microsoft 365 spustíme aplikaci Planner.
- V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový plán.
- V dialogovém okně Nový plán zadáme do pole Název plánu text 1 Exkurze.
- Pod názvem plánu klikneme do odkazu Přidat do existující skupiny Microsoft 365 a vybereme tým 6.A Informatika.
- Klikneme do tlačítka Vytvořit plán.
- Plán se vytvořil v rámci týmu (skupiny Office 365), jejímiž členy jsou studenty třídy 6.A, mj. Marie Sladká a Milan Smetana. Ikona plánu je převzata z ikony týmu.
V plánu je připraven jeden kontejner úkolů, který přejmenujeme, a vytvoření druhý kontejner:
- Klikneme do názvu kontejneru Úkoly a upravíme jej na 1.1 Brno.
- Klikneme do odkazu Přidat nový kontejner a zadáme název 1.2 Praha.
Do kontejneru 1.1 Brno zadáme úkoly:
- Klikneme do tlačítka Přidat úkol.
- Zobrazí se panel základních parametrů úkolu, v němž zadáme:
- Zadejte název úkolu: 1.1.1 příprava exkurze
- Nastavit termín splnění: např. 30. 11. 2020 (datum se vybírá z kalendáře)
- Přiřadit: Eva Kolínská, Marie Sladká (vybíráme až 11 členů týmu)
- Klikneme do tlačítka Přidat úkol.
- Úkol se zařadil do seznamu úkolů kontejneru. Kliknutím do úkolu se zobrazí okno podrobných parametrů úkolu, které nastavíme:
- Průběh: ponecháme Nezahájeno
- Priorita: ponecháme Střední
- Datum zahájení: 24. 8. 2020
- Popis: Úkol obsahuje několik dílčích úkolů se společnými řešiteli a termínem splnění.
- Kontrolní seznam: zadáme tři dílčí úkoly:
- 1.1.1.1 průzkum zájemců
- 1.1.1.2 dojednání návštěvy
- 1.1.1.3 zakoupení místenek
- Zobrazit na kartě: zaškrtneme, aby dílčí úkoly byly zobrazeny na kartě úkolu.
- Myší posuneme na barevné záložky v pravém horním rohu okna úkolu. Zadáme popisek fialové záložky domácí akce pro náš úkol zaškrtneme na konci záložku fialovou záložku.
- V pravém horní rohu okna úkolu je tlačítko Více (…) pro další možnosti:
- Kopírovat úkol
- Přesunout úkol (do jiného plánu či kontejneru)
- Zkopírovat odkaz na úkol
- Odstranit
- Obdobně přidáme další dva úkoly:
- 1.1.2 vlastní exkurze
- Termín splnění: 1. 12. 2020
- Řešitelé: prvních 11 členů týmu (víc jich nelze přiřadit)
- Popis: https://www.fit.vut.cz/units/museum
- Zobrazit popis na kartě: zaškrtnout
- Kontrolní seznam
- 1.1.2.1 cesta vlakem a MHD tam
- 1.1.2.2 návštěv muzea
- 1.1.2.3 diskuse s učiteli FIT
- 1.1.2.4 oběd v menze
- 1.1.2.5 cesta MHD a vlakem zpět
- Červená záložka: externí akce
- 1.1.3 zpráva o exkurzi
- Termín splnění: 15. 12. 2020
- Řešitel: Eva Kolínská
- Kontrolní seznam (zobrazit na kartě):
- 1.1.3.1 příspěvky studentů
- 1.1.3.2 souhrnná zpráva
- 1.1.3.3 diskuse ve třídě
- fialová záložka
- 1.1.2 vlastní exkurze
Do druhého kontejneru 1.2 Praha zadáme úkoly:
- 1.2.1 příprava exkurze
- Termín splnění: 30. 7. 2020
- Řešitel: Eva Kolínská
- Kontrolní seznam (zobrazit na kartě):
- 1.2.1.1 webová prezentace exkurze
- 1.2.1.2 přihlašování na exkurzi
- fialová záložka
- 1.2.2 realizace exkurze
- Termín splnění: nevyplněn
- Řešitelé: –
- Přidat přílohu:
- odkaz: https://www.ntm.cz/muzeum/muzeum-elektrotechniky-a-medii
- zobrazit na kartě: zaškrtnout
Simulujeme dokončení úkolu 1.2.1 příprava exkurze:
- Zaškrtneme řádky dílčích úkolů, splnění úkoly nejsou již zobrazeny na kartě. Později je můžeme znovu aktivovat z okna úkolu.
- Zaškrtneme na začátku řádku úkol 1.2.1 příprava exkurze. Později můžeme opravit splnění, když rozbalíme sekci Zobrazit dokončené.
Tažením karet úkolů můžeme změnit jejich pořadí v kontejneru nebo je přesunout do jiného kontejneru.
Plán přidáme k oblíbeným. V záhlaví klikneme do tlačítka s hvězdou.
Dosud jsme zobrazovali plán v zobrazení Panel.
V horním panelu nástrojů klikneme do volby Grafy.
- V podokně Stav je počet úkolů v jednotlivých stavech.
- V podokně Kontejner je zobrazen počet úkol v jednotlivých kontejnerech, zpožděné úkoly jsou zobrazeny červeně či jinou barvou v jiném stavu.
- Obdobně v podokně Priorita jsou úkoly zobrazeny dle nastavené priority.
- V podokně Členové jsou úkoly zobrazeny dle řešitelů. Kliknutím do vodorovného pruhu řešitele se všechny zobrazené grafy filtrují pro vybraného řešitele. Dalším kliknutím se filtr potlačí.
- V podokně Úkoly jsou úkoly zobrazeny dle kontejnerů, lze přímo přidávat úkoly, vpravo nahoře lze měnit seskupovací parametr úkolů (Kontejner, Přiřazený řešitel, Průběh, Termín splnění, Popisky – barevné záložky, Priorita).
V zobrazení Plán jsou úkoly zobrazeny v kalendáři.
V levém navigačním podokně byl dosud vybrán plán 1 Exkurze. Další volby:
- Centrum Planneru: Zobrazí se grafy dle stavu úkolů oblíbených plánů.
- Moje úkoly: Zobrazí se úkoly přiřazené aktivnímu uživateli ze všech plánů, v nichž má přiděleny úkoly.
Napravo od seznamu zobrazení jsou k dispozici další možnosti, mj.:
- Exportovat plán do Excelu
- Zkopírovat odkaz na plán
- Nastavení plánu: mj. Odstranit tento plán
- Přidat do kalendáře v Outlooku
Plán lze zobrazit jako aplikační kartu v kanálu týmu v aplikaci Teams:
S plány lze pracovat v bezplatné mobilní aplikaci: